jgz:V6.12.7 Ontwerp Jeugdgezondheidszorg

Inleiding

Doel en scope

Het digitaal dossier Jeugdgezondheidszorg (DD JGZ) oftewel het JGZ-dossier vervangt het papieren dossier van de JGZ voor alle kinderen van 0 tot 19 jaar. Het JGZ-dossier bevat gegevens die van belang zijn voor de ontwikkeling en gezondheid van een kind en worden door zijn zorgverlener (arts, verpleegkundige of assistent) genoteerd in het medische dossier. Het JGZ-dossier wordt gebruikt bij elk contactmoment voor registratie en informatie.

De minister voor Jeugd en Gezin heeft gekozen voor uitwisseling van het JGZ-dossier via een landelijke zorginfrastructuur. De JGZ wisselt dossiers uit binnen de JGZ en niet met andere zorgverleners. Ook is geen sprake van de mogelijkheid tot inzage door andere zorgverleners.

Dit document beschrijft de architectuur van de landelijke uitwisseling:

• de toepassing JGZ-dossieroverdracht. Het doel van deze zorgtoepassing is het ondersteunen van de overdracht van JGZ-dossiers wanneer kinderen onder het verzorgingsgebied van een andere JGZ-organisatie komen te vallen.
• de toepassingen vaccinaties en hielprikscreening: ActiZ, GGD Nederland en RIVM/RCP hebben een gezamenlijk doel om de processen rond de uitwisseling van rijksvaccinatieprogramma (RVP)- en neonatale hielprikscreening (NHS) -gegevens kwalitatief beter en efficiënter te laten verlopen om zo de kwaliteit van zorg te verbeteren. De partijen hebben gezamenlijk gekozen voor de oplossing waarbij het Digitaal Dossier Jeugdgezondheid (DD JGZ) en de centrale applicatie van RIVM/RCP (Praeventis) gegevens uitwisselen door middel van berichtenverkeer. Deze gegevensuitwisseling wordt gerealiseerd in het project “Digitale gegevensuitwisseling tussen JGZ en RIVM/RCP: Beter, sneller, efficiënter” met subsidie van VWS.

Kaders en uitgangspunten

Algemeen

De Wet Publieke gezondheid (Wpg) vormt de wettelijke basis voor de Jeugdgezondheidszorg. In artikel 5 is omschreven welke zorg in het kader van de Jeugdgezondheidszorg door gemeenten dient te worden aangeboden. Hierbij is geen sprake van een verplichting voor de cliënt en zijn/haar ouders om deze zorg daadwerkelijk af te nemen. In artikel 5, lid 3 is de digitaliseringsplicht voor gegevens in de JGZ is vastgelegd. Alle JGZ-organisaties dienen per 1 juli 2010 alle nieuwe contactmomenten te registreren in een digitaal dossier.

Dossierplicht en privacyregels

Bij de registratie van individuele medische gegevens van cliënten, alsmede het communiceren daarvan, zijn de Wgbo en Wbp van toepassing. De Wgbo legt op dat bij medische handelingen waarbij een behandelovereenkomst wordt verondersteld, de zorgverlener een dossierplicht heeft. De Wbp legt de privacy regels van een patiënt vast.

De verplichting voor gemeenten om JGZ aan te bieden is geregeld via de Wpg. Omdat ook preventie onder de Wgbo valt, zijn op de JGZ onverminderd de regels van de Wgbo van toepassing.

Meer informatie over deze wetten in [Arch AORTA].

Richtlijnen

De partijen hebben gezamenlijk gekozen voor de oplossing waarbij het Digitaal Dossier Jeugdgezondheid (DD JGZ) en de centrale applicatie van RIVM/RCP het proces te laten ondersteunen door middel van berichtenverkeer. Dit staat beschreven in de gegevensrichtlijn rijksvaccinatieprogramma [Richtlijn rvp] en de gegevensrichtlijn Neonatale hielprikscreening [Richtlijn nhs].

Informatiestandaard Rijksvaccinatieprogramma

Beschrijving van de informatiestandaard

Een JGZ organisatie voert de vaccinatie van een kind uit. Het RIVM-RCP zorgt voor het vaccinatieschema en controleert of de goede vaccinatie is uitgevoerd. Deze gegevens zijn voor kinderen vastgelegd in het informatiesysteem van RIVM-RCP Praeventis. Uit het vaccinatieschema kan een vaccinatiestatus worden afgeleid met alle toegediende vaccinaties. De vaccinatiegegevens worden na de vaccinatie vastgelegd in het dd-JGZ en doorgegeven aan het RIVM-RCP.

De informatiestandaard rijksvaccinatieprogramma beschrijft de transacties die binnen het rijksvaccinatieprogramma uitgevoerd worden. In het rijksvaccinatieprogramma worden kinderen gevaccineerd tegen infectieziekten. In onderstaand plaatje staat weergegeven welke transacties een rol spelen en welke rol er binnen het systeem dan aanwezig moet zijn (actoren).

De volgende actoren (systemen) spelen een rol binnen het proces van de rijksvaccinatieprogramma. Bij elke actor is weergegeven bij welke transactie(s) het een rol heeft en of de transactie verplicht is.

Tabel

Transacties	Actoren	Omschrijving	Optionaliteit
Versturen vaccinaties	Vaccinatie-ontvanger Vaccinatie-zender	Het versturen van de vaccinaties	R
Opvragen status	Status-verstrekker Status-opvrager	Het opvragen van de statussen	R
Versturen partijnummers	Voorraad-coördinator Partijnummers-ontvanger	Het versturen van de partijnummers	R
Registreren vaccinaties	Vaccinatie-zender	Het registreren van de vaccinaties	R

Procesflow

Een kind krijgt een oproepkaart als hij gevaccineerd moet worden. Voor het uitvoeren van de vaccinatie kan de vaccinatiestatus opgevraagd worden. In de vaccinatiestatus staan vermeld alle tot dan toe toegediende en goedgekeurde vaccinaties die bekend zijn bij de vaccinatie -coördinator. Deze status wordt afgeleid uit het vaccinatieschema, dat ook alle geplande vaccinaties bevat. Dit wordt allemaal bijgehouden door de vaccinatie-coordinator. Elk soort vaccinatie heeft een partijnummer. De voorraad van de vaccinaties wordt bijgehouden. De partijnummers worden verstuurd naar de vaccinatie-uitvoerder en deze gebruikt ze als kwaliteitsborging dat de juiste vaccin toegediend wordt. Als het kind is gevaccineerd, dan worden de vaccinatiegegevens van de toegediende vaccinaties geregistreerd in het systeem. Deze gegevens worden verstuurd naar de vaccinatiecoördinator zodat de vaccinatiestatus weer up to date is. De vaccinatie-coordinator controleert de toegediende vaccinaties en koppelt eventuele fouten terug naar de vaccinatie-uitvoerder. Zo nodig past de coördinator het vaccinatieschema aan. Het vaccinatieschema wordt vlak na de geboorte van een kind opgesteld door de vaccinatie-coördinator.

Transacties

Transactie opvragen vaccinatiestatus

Doel

Het opvragen en opleveren van de vaccinatiestatus om informatie op te vragen van de status van de vaccinaties van een kind.

Actoren

• Status-opvrager
• Status-verstrekker

Interacties

• Opvragen Vaccinatiestatus
• Opleveren Vaccinatiestatus

De inhoud en technische realisatie van de berichten is te vinden via deze link onder Rijksvaccinatieprogramma.

Usecase Het opvragen en opleveren van vaccinatiestatus/- advies

Precondities:

• De JGZ-professional heeft de oproepkaart ingenomen en vastgesteld dat kind en kaart bij elkaar horen;
• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens op te vragen met juiste authenticatie;

Trigger: Er is noodzaak om de status van de vaccinaties van een kind op te vragen door de vaccinatie-uitvoerder

Basic flow:

1. De JGZ-medewerker zoekt de informatie van het kind in het DD JGZ op met behulp van identificerende gegevens
2. De JGZ medewerker vraagt de vaccinatiestatus/- advies op (bv door middel van een knop in het systeem)
3. Het DD JGZ stuurt een opvraagbericht naar Praeventis van het desbetreffende kind
4. Praeventis ontvangt het opvraagbericht en zoekt het desbetreffende kind op in het systeem aan de hand van het opvraagbericht
5. Praeventis genereert een opleverbericht met de vaccinatiestatus en -advies van het desbetreffende kind en verstuurt dit bericht naar het opvragende DD JGZ. Het DD JGZ ontvangt het opleverbericht en toont de eerder toegediende en goedgekeurde vaccinaties en het vaccinatie advies op een overzichtelijke manier aan de JGZ-professional, zodat duidelijk is welke vaccinaties toegediend mogen worden en welke nog niet en wat de streefdatum en geplande uitvoerdatum van de toe te dienen vaccinatie is.
6. Het DD JGZ systeem verwerkt het opleverbericht niet in het DD JGZ, maar geeft wel de mogelijkheid dit advies, onveranderd en voorzien van datum en tijdstip, in het DD JGZ vast te leggen (door middel van bijv een knop 'opslaan als PDF').

Alternatieve flows:

• Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
  • DD JGZ belt met het RIVM en er wordt een bericht verstuurd aan de DD JGZ beheerder. De DD JGZ beheerder meldt dit aan de beheerder van Praeventis op de daarvoor afgesproken wijze.
• Bij stap 5 blijkt dat het kind niet bekend is bij Praeventis
  • Praeventis stuurt een melding naar het DD JGZ dat het kind niet bekend is in Praeventis.
• Bij stap 5 blijkt dat er is geen vaccinatiestatus van het kind bekend is in Praeventis
  • Praeventis stuurt een melding naar het DD JGZ dat er geen vaccinatiestatus van het kind bekend is in Praeventis.
• Bij het tonen van het vaccinatiestatus blijkt dat er eerder bezwaar is gemaakt tegen een vaccinatie.
  • Er wordt gevraagd of dit bezwaar nog steeds geldig is.

Postcondities:

• De vaccinatiestatus of melding is getoond aan de JGZ-professional en de JGZ-professional heeft zo nodig actie ondernomen.

Transactie Registreren vaccinaties

Doel

Het op de juiste manier registreren van een vaccinatie in het DDJGZ

Actoren

• Vaccinatiezender (ddJGZ)

Usecase Het registreren van een individuele vaccinatie

Precondities:

• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie;

Trigger: Een kind komt bij de JGZ-professional om gevaccineerd te worden

Basic flow:

1. De JGZ-medewerker neemt de oproepkaart in
2. De JGZ medewerker geeft in het systeem het contactmoment aan waarvoor het kind komt;
3. Het DD JGZ geeft weer welke vaccinaties bij dat contactmoment horen;
4. Aan de hand van het contactmoment en vaccinatietype toont het DD JGZ het partijnummer en selecteert de JGZ-professional deze aan de hand van de ampul (selecteren uit een lijst of typen en het systeem vult aan. Het moet voor de gebruiker duidelijk zijn of het partijnummer bekend is en nog geldig is). Het is alleen mogelijk om een partijnummer te kiezen dat bij het type vaccinatie hoort;
5. De JGZ-professional vaccineert het kind;
6. De JGZ-professional geeft akkoord (afhankelijk van het systeem op welke manier), zodat de registratie een feit is en wordt klaargezet om naar Praeventis te sturen.

Alternatieve flows:

• Het DD JGZ geeft de vaccinatie niet weer doordat het een contactmoment buiten de reguliere contactmomenten om is.
  • In dat geval moet de JGZ-professional bij stap 1 zelf het vaccinatietype aangeven (systeemafhankelijk: selecteren uit lijst of typen).
• Het kind is nog niet bekend in het DD-JGZ omdat hij/zij bij een andere JGZ organisatie vandaan komt.
  • In dit geval wordt er een nieuw dossier van het kind aangemaakt.
  • Bij twijfel over de vaccinatiestatus wordt er na stap 2 een vaccinatiestatus/-advies opgevraagd bij praeventis (zie usecase 5)
• Bij stap 4 geeft DD JGZ aan dat de partijnummers niet actueel zijn omdat er die dag geen partijnummers zijn ontvangen.
  • In dat geval wordt een partijnummer van de dag ervoor gebruikt. Als er een vaccin gebruikt wordt dat de dag ervoor nog niet geldig was, dan wordt er voor (bijvoorbeeld) overig gekozen en wordt de partijnummer handmatig ingevoerd.
• Het partijnummer wordt niet herkend en er is geen melding dat de partijnummers niet actueel zijn.
  • Dan controleert de JGZ-professional of er een tikfout is gemaakt (bij selecteren is dit niet van toepassing). Als een tikfout is gemaakt dan wordt stap 1 herhaald.
  • Als er geen tikfout is gemaakt dan controleert de JGZ-professional of het partijnummer geldig is. Als dit niet het geval is wordt het vaccin vervangen door een vaccin met geldige datum. Daarna wordt stap 1 herhaald.
  • Er wordt verder gegaan met stap 5.
• Er is bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s)
  • Na het registreren van de type vaccinatie bij stap 4 wordt het bezwaar geregistreerd en de reden van het bezwaar (medisch of principieel).
  • Er wordt verder gegaan met stap 5.

Postcondities:

• Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ;
• De JGZ-professional geeft bewust akkoord om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.

Usecase Foutieve registratie opgemerkt voordat de vaccinatie is verstuurd

Precondities:

• Er is een vaccinatie geregistreerd en klaargezet om verstuurd te worden;
• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie.

Trigger:

• Een JGZ-professional bedenkt zich/merkt dat hij/zij iets fout heeft geregistreerd voordat de berichten zijn verzonden naar RIVM/RCP (voorbeelden van fouten: registratie is bij broertje gedaan, vaccinatie geregistreerd maar niet toegediend, foutief vaccin geregistreerd). Foutief toegediende vaccinaties horen hier niet bij, deze kunnen niet in DD JGZ gecorrigeerd worden (in dat geval: bel met RIVM/RCP, maak afspraken, registreer deze en volg op).

Basic flow:

1. De JGZ-professional/JGZ-medewerker verbetert de fout in het systeem (de manier waarop zal per systeem verschillen);
2. Het foutieve gegevens worden uit de verzending gehaald;
3. De JGZ-professional accordeert de registratie en het bericht wordt door het systeem weer klaargezet voor verzending.

Alternatieve flows: geen Postcondities: De foute registratie is verbeterd en er is een nieuw bericht gemaakt voor verzending. Praeventis ontvangt de juiste registraties.

Use case Massavaccinatie, registratie vooraf

Precondities:

• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie;
• Het kind/ouders hebben geen bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s);
• Er wordt gebruik gemaakt van oproepkaarten met barcode.

Trigger: Een kind komt bij een massavaccinatie om gevaccineerd te worden. Basic flow:

1. De JGZ-professional voert het vaccinatietype van die dag in het DD JGZ in;
2. DD JGZ programmeert het partijnummer en vaccinatiedatum voor aan de hand van het vaccinatietype;
3. De JGZ-medewerker neemt de oproepkaarten in en scant de BSN op de oproepkaarten;
4. DD JGZ koppelt de vaccinatiegegevens aan de BSNs van de oproepkaarten. (Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van of er een lijst met verwachte kinderen beschikbaar in het DD JGZ is of niet);
5. De JGZ-professional accordeert de gegevens (dit kan op verschillende manier, ok-knop, vinkje etc);
6. DD JGZ maakt de berichten klaar om verstuurd te worden;
7. Het kind wordt gevaccineerd;
8. Eventueel wordt een lijst van kinderen die zijn gevaccineerd uitgeprint om te vergelijken met de lijst ‘verwachte kinderen’.

Alternatieve flows:

• Er is geen oproepkaart (kwijt of vergeten).
  • Het BSN op de oproepkaart wordt niet gescand;
  • Afhankelijk van de situatie wordt in DD JGZ in de eigen gegevens gezocht naar de vaccinatiestatus. Als deze niet gevonden wordt, dan belt (of indien beschikbaar: digitaal opvragen vaccinatiestatus bij RIVM) JGZ met RIVM/RCP;
  • De gegevens worden handmatig ingevoerd in het DD JGZ en men gaat verder met stap 5.
• Kind is niet bekend bij de JGZ-organisatie (er is geen digitaal dossier beschikbaar van een kind uit een ander werkgebied).
  • De oproepkaart wordt ingevuld ingestuurd of als deze er niet is dan wordt de huidige ‘blauwe randkaart’ ingevuld naar RIVM gestuurd.
• Het kind wordt door omstandigheden niet gevaccineerd.
  • De gegevens van het kind worden genoteerd;
  • De betreffende gegevens van het kind met BSN wordt uit de berichten verwijderd;
  • Het wordt handmatig aangepast in het DD JGZ.

Postcondities:

• Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer en vaccinatiedatum is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ.
• De JGZ-professional heeft bewust akkoord gegeven om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.

Usecase Massavaccinatie, registratie achteraf

Precondities:

• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens uit te wisselen met juiste authenticatie;
• Het kind/ouders hebben geen bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s).

Trigger: Een kind komt bij een massavaccinatie om gevaccineerd te worden Basic flow:

1. De vaccinaties worden toegediend en de oproepkaarten van de gevaccineerde kinderen verzameld;
2. De JGZ-professional voert het vaccinatietype van die dag in het DD JGZ in;
3. DD JGZ programmeert de partijnummer en vaccinatiedatum voor aan de hand van het vaccinatietype;
4. De JGZ-medewerker scant de BSN op de oproepkaarten;
5. DD JGZ koppelt de vaccinatiegegevens aan de BSNs van de oproepkaarten (dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van of er een lijst met verwachte kinderen beschikbaar is);
6. De JGZ-professional accordeert de gegevens (dit kan op verschillende manier, ok-knop, vinkje etc);
7. DD JGZ maakt de berichten klaar om verstuurd te worden.

Alternatieve flows:

• Er is geen oproepkaart (kwijt of vergeten).
  • Het BSN op de oproepkaart wordt niet gescand;
  • Afhankelijk van de situatie wordt in DD JGZ in de eigen gegevens gezocht naar de vaccinatiestatus. Als deze niet gevonden wordt, dan belt (of indien beschikbaar: digitaal opvragen vaccinatiestatus bij RIVM) JGZ met het RIVM;
  • De gegevens worden handmatig ingevoerd in het DD JGZ en men gaat verder met stap 5.

Postcondities:

• Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer en vaccinatiedatum is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ;
• De JGZ-professional heeft bewust akkoord gegeven om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.

Transactie Versturen toegediende vaccinaties

Doel

Het versturen van de geregistreerde toegediende vaccinaties van die dag van het DDJGZ naar Praeventis

Actoren

• Vaccinatie-zender (ddJGZ)
• Vaccinatie-ontvanger (Praeventis)

Interacties

• Versturen Vaccinaties
• Ontvangstbevestiging

De inhoud en technische realisatie van de berichten is te vinden via deze link onder Rijksvaccinatieprogramma.

Usecase Het versturen van een toegediende vaccinatie

Precondities:

• De JGZ-professional heeft akkoord gegeven om de toegediende vaccinatie te versturen (met juiste authenticatie en autorisatie);
• DD JGZ heeft het bericht gemaakt en klaargezet.

Trigger: Een signaal van het systeem op een bepaald tijdstip (’s avonds tussen 22:00 en 2:00). Basic flow:

1. DD JGZ verstuurt alle berichten (met toegediende vaccinaties) die klaar staan om verstuurd te worden naar Praeventis;
2. Praeventis ontvangt het bericht en stuurt een ontvangstbevestiging terug;
3. DD JGZ ontvangt de ontvangstbevestiging.

Alternatieve flows:

• Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, ontvangstbevestiging komt niet aan, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
  • DD JGZ probeert het nog 3 keer met intervallen van 10 minuten. Dit patroon wordt na een uur herhaald. Als er dan nog geen succes is dan wordt er door het DD JGZ een melding gestuurd naar de DD JGZ beheerder. De DD JGZ beheerder meldt dit aan de beheerder van Praeventis op de daarvoor afgesproken wijze.
  • Er wordt een uitvallijst door het DD JGZ aangemaakt zodat te zien is van welke kinderen die gevaccineerd zijn, de gegevens niet zijn verzonden.
• Bij stap 2 is het kind niet bekend in Praeventis
  • Praeventis volgt zijn eigen workflows om het kind en de informatie in het systeem te krijgen.

Postcondities:

• Het bericht is ontvangen door Praeventis en een ontvangstbevestiging is ontvangen door het DD JGZ.

Transactie Versturen partijnummers

Doel

Het versturen van de op dat moment geldige partijnummers van Praeventis naar het DDJGZ. Dit gebeurt elke dag.

Actoren

• Voorraadcoordinator
• Partijnummersontvanger

Interacties

• Versturen Geldige Partijnummers
• Ontvangstbevestiging

De inhoud en technische realisatie van de berichten is te vinden via deze link onder Rijksvaccinatieprogramma.

Usecase versturen partijnummers

Precondities:

• De partijnummers staan in het systeem, klaar voor verzending.

Trigger:

• Een instelling in Praeventis, elke nacht op een bepaalde tijd.

Basic flow:

1. Praeventis verstuurt de geldige partijnummers (interactie verstuurPartijnummers) naar het DD JGZ;
2. Het DD JGZ ontvangt de partijnummers en stuurt een ontvangstbevestiging terug;
3. Praeventis ontvangt de ontvangstbevestiging;
4. Het DD JGZ overschrijft de ontvangen partijnummers met de huidig bekende partijnummers, zodat de meest actuele verzending partijnummers gebruikt wordt bij de registratie van toegediende vaccinaties.

Alternatieve flows:

• Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, ontvangstbevestiging komt niet aan, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
  • Praeventis probeert het nog maximaal 3 keer met een interval van 10 minuten. Dit patroon wordt na een uur nog een keer herhaald. Als om 7:00 nog geen bericht met succes is verstuurd, wordt er door Praeventis automatisch een melding gestuurd naar de beheerder. De beheerder van Praeventis stelt de contactpersoon van de JGZ-organisatie op de hoogte.
• Het DD-JGZ heeft om 7:00 nog geen geldige partijnummers binnen gekregen.
  • Het DD JGZ geeft aan dat er geen partijnummers zijn binnengekomen. De contactpersoon van JGZ neemt contact op met de beheerder van Praeventis.

Postcondities:

• De geldige partijnummers zijn ontvangen en verwerkt door het DD JGZ. Een ontvangstbevestiging is ontvangen door Praeventis.

Informatiestandaard Dossieroverdracht

Beschrijving van de informatiestandaard

Dossieroverdracht komt binnen de JGZ voor als de verantwoordelijke JGZ-organisatie van een kind wijzigt. Situaties waarin dit voorkomt zijn:

1. Het bereiken van de 4-jarige leeftijd door het kind als de zorg voor kinderen onder en boven de 4 jaar is belegd bij verschillende organisaties.
2. Een verhuizing of wijziging van school van het kind naar een gebied dat buiten het zorggebied van de huidige JGZ-organisatie valt.

De toestemming voor dossieroverdracht wordt, naast de toestemming na de geboorte, ook gevraagd bij elke feitelijke dossieroverdracht. Als de JGZ geen contact krijgt met de ouder of het kind dan mag de JGZ terugvallen op de eerder gegeven toestemming. In sommige gevallen hebben de zorgverleners van de oude en nieuwe JGZ-organisatie ook persoonlijk contact over het overgedragen dossier. Dit is een “warme overdracht”. Deze handeling staat naast de technische handeling van dossieroverdracht en valt buiten de scope van de hier uitgewerkte dossieroverdracht.

De informatiestandaard dossieroverdracht beschrijft de transacties die binnen de dossieroverdracht uitgevoerd worden. In deze informatiestandaard wordt de uitwisseling van het JGZ-dossier tussen TJZ-organisaties beschreven. In onderstaande figuur staat weergegeven welke transacties een rol spelen en welke rol er binnen het systeem dan aanwezig moet zijn (actoren).

De volgende actoren (systemen) spelen een rol binnen het proces van dossieroverdracht. Bij elke actor is weergegeven bij welke transactie(s) het een rol heeft en of de transactie verplicht is.

Tabel

Transacties	Actoren	Omschrijving	Optionaliteit
Overdragen JGZ-dossier	JGZ-dossieroverdrager JGZ-dossierontvanger	Het overdragen van een dossier vanwege een verzoek of uit eigen initiatief	R

Procesflow

Het overdragen van een dossier na het bereiken van de 4jarige leeftijd

Indien de zorg voor kinderen onder de 4 jaar en 4 jaar en ouder is belegd bij verschillende JGZ-organisaties (zorgorganisatie en GGD) vindt dossieroverdracht plaats bij het bereiken van de 4-jarige leeftijd. De huidige uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ-dossieroverdrager) neemt dan het initiatief om het JGZ-dossier over te dragen. Die organisatie beschikt over de juiste (in het JGZ-dossier opgenomen) gegevens om het moment van overdracht te kunnen vaststellen. De JGZ-organisatie heeft dan brengplicht. De huidige uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ dossieroverdrager) heeft samenwerkingsafspraken met alle JGZ 4-19 organisaties in dezelfde regio. Op basis van de postcode van het woonadres van het kind bepaalt de huidige JGZ-organisatie de de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie. Wanneer kinderen worden geboren (en aangegeven) in een andere gemeente dan de woonplaats, meldt het GBA dit bij de JGZ-organisatie waar het kind woont. In deze situatie hoeft er na aangifte dus geen verhuizing van het JGZ-dossier plaats te vinden.

Een gedetailleerde procesbeschrijving en scenario is hier te vinden.

Het overdragen van een dossier na verhuizing of schoolverandering

Een kind is in zorg bij de JGZ-organisatie die verantwoordelijk is voor het zorggebied waar het kind woont. Tenzij het kind naar een school gaat in het zorggebied van een andere JGZ-organisatie. Dan is het kind in zorg bij de JGZ-organisatie waar het kind naar school gaat. Bij verhuizing naar een andere gemeente of verandering van school kan dossieroverdracht aan de orde zijn als sprake is van de overgang naar een zorggebied van een andere JGZ-organisatie. Bij een verhuizing, ontvangen zowel de huidige als de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie hiervan bericht vanuit de GBA, als het kind is ingeschreven in de nieuwe gemeente. Bij verandering van school wordt dit opgemerkt door de nieuwe JGZ-organisatie op basis van de leerling-gegevens (klasselijsten) die van de scholen in de gemeente worden ontvangen/opgevraagd. Bij het binnenkomen van een GBA-bericht of schoollijst bepaalt de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ-dossierontvanger) of zij de correcte nieuwe JGZ-organisatie is voor het kind. Deze nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie neemt indien dat het geval is het kind aan en vraagt de huidige uitvoerende JGZ-organisatie (JGZ-dossieroverdrager) om het kind over te dragen. Door de nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie wordt onderzocht welke organisatie de huidige JGZ-organisatie is en waar het dossier dus opgevraagd moet worden. In dit geval heeft de nieuwe uitvoerende JGZ organisatie een haalplicht.

Een gedetailleerde procesbeschrijving en scenario is hier te vinden.

Transacties

Transactie Overdragen dossier

Actoren

• JGZ-dossieroverdrager
• JGZ-dossierontvanger

Interacties

• Dossieroverdrachtbericht
• Ontvangstbevestiging

De inhoud en technische realisatie van de berichten is te vinden via deze link onder Dossieroverdracht

Usecase "Het klaarmaken van een dossier voor overdracht na het bereiken van de 4jarige leeftijd"

Precondities

• Er is sprake van een 0-4 jaar organisatie
• De JGZ-medewerker en JGZ-professional zijn ingelogd met de juiste authenticatie en autorisatie

Triggers

• Het dossier is aangegeven door het systeem als dossier datovergedragen moet worden aan een JGZ organisatie voor kinderen van 4-19 jaar.

Basic flow

1. De JGZ professional(JGZ-dossieroverdrager) accordeert dat het dossier overgedragen mag worden en sluit het dossier inhoudelijk af.
2. De JGZ-medewerker (JGZ-dossieroverdrager) checkt of het dossier is afgesloten en of er toestemming is voor overdracht van de ouders.
3. Er wordt een JGZ-organisatie bij het dossier gezocht en aan deze organisatie wordt het dossier geadresseerd
4. De JGZ-professional (JGZ-dossieroverdrager) bevestigt dat het bericht verstuurd mag worden.

Alternatieve flow

• De ouders geven geen toestemming voor dossieroverdracht (stap 1)
  • Het dossier wordt niet verstuurd
  • Het dossier van het kind wordt geparkeerd door de JGZ-dossieroverdrager. De nieuwe organisatie moet op de hoogte gebracht worden of de nieuwe organisatie neemt zelf contact op na ontvangst van de schoollijst. De nieuwe uitvoerende JGZ organisatie maakt een nieuw dossier aan.
• De JGZ-dossierontvanger gaat in stap 8 niet akkoord met overdracht van het dossier/de dossiers
  • De JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger) laat weten dat ze niet akkoord gaan.
  • De JGZ-dossierontvanger verwijdert het dossier(s) uit het systeem
  • De JGZ-dossieroverdrager probeert de juiste nieuwe JGZ organisatie te achterhalen.

Postconditie

• Het dossier is klaar om verstuurd te worden

Usecase "Het klaarmaken van een dossier voor overdracht na verhuizing of schoolverandering"

Precondities

• De JGZ-overdrager en JGZ-ontvanger is ingelogd met de juiste authenticatie en autorisatie

Triggers

• Het systeem heeft een melding gegeven dat er een GBA bericht is binnengekomen of nieuw kind op een schoollijst staat

Basic flow

1. De JGZ-dossieroverdrager wordt bepaald door de JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger), bijvoorbeeld met behulp van de postcodelijst
2. De JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger) neemt contact op met de huidige uitvoerende JGZ-organisatie om overdracht te vragen
3. De JGZ professional (JGZ-dossieroverdrager) accordeert dat het dossier overgedragen mag worden en sluit het dossier inhoudelijk af.
4. De JGZ medewerker (JGZ-dossieroverdrager) checkt of het dossier afgesloten is en of er toestemming is voor overdracht van de ouders.
5. De JGZ-medewerker (JGZ-dossieroverdrager) selecteert naar welke JGZ-organisatie het dossier verstuurd moet worden en bevestigt dat het bericht verstuurd kan worden.

Alternatieve flow

• De JGZ-dossieroverdrager gaat in stap 3 niet akkoord met overdracht van het dossier met opgaaf van reden
  • De JGZ-professional geeft aan dat ze niet akkoord is na raadplegen dossier
  • Het dossier wordt niet verstuurd, er wordt overlegd wat er wel moet gebeuren
• De ouders geven geen toestemming voor dossieroverdracht (stap 4)
  • Het dossier wordt niet verstuurd
  • De JGZ-dossierontvanger maakt een nieuw dossier aan
  • De JGZ professional/medewerker (JGZ-dossieroverdrager) geeft het DD JGZ opdracht om het dossier te archiveren als bekend is dat het dossier bij de nieuwe organisatie verwerkt is en ze akkoord gaan.

Postconditie

• Het dossier is klaar om verstuurd te worden

Usecase "Het versturen van het JGZ-dossier"

Precondities

• De JGZ medewerker (JGZ-dossieroverdrager) heeft bevestigt dat een dossier verstuurd mag worden.

Triggers

• Activatie door gebruiker of instelling in systeem

Basic flow

1. Het DD JGZ (JGZ-dossieroverdrager) verstuurt het dossier naar de JGZ-dossierontvanger
2. Het DD JGZ (JGZ-dossierontvanger) ontvangt het dossier
3. Het DD-JGZ (JGZ-dossierontvanger) toont het dossier aan de gebruiker en verwerkt het in het systeem na acceptatie
4. De JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger) laat de JGZ-dossieroverdrager weten dat ze akkoord gaan en dat het dossier verwerkt is.
5. De JGZ-professional (JGZ-dossieroverdrager) geeft het DD JGZ opdracht om het dossier te archiveren

Alternatieve flow

• De JGZ-dossierontvanger gaat in stap 4 niet akkoord met overdracht van het dossier/de dossiers
  • De JGZ-medewerker (JGZ-dossierontvanger) laat weten dat ze niet akkoord gaan.
  • De JGZ-dossierontvanger verwijdert het dossier(s) uit het systeem
  • De JGZ-dossieroverdrager probeert de juiste nieuwe JGZ organisatie te achterhalen.
• Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
  • DD JGZ probeert het nog maximaal 3 keer met een interval van 10 minuten. Dit patroon wordt na 24 uur nog een keer herhaald. Als dan nog geen bericht met succes is verstuurd, wordt er door DD JGZ automatisch een melding gestuurd naar de beheerder. De beheerder van DD JGZ stelt de contactpersoon van de toekomstig verantwoordelijke JGZ-organisatie op de hoogte.

Postconditie

• De uitvoering van zorg is overgedragen naar de juiste nieuwe uitvoerende JGZ-organisatie

Informatiestandaard Neonatale Hielprikscreening

Beschrijving van de informatiestandaard

Tabel

Transacties	Actoren	Omschrijving	Optionaliteit
Versturen hielprikverzoek	Hielprik-opdrachtgever Hielprik-ontvanger	Het verzoeken om een eerste hielprik	R
Versturen tweede of herhaal hielprikverzoek	Hielprik-opdrachtgever Hielprik-ontvanger	Het verzoeken om een tweede of herhaal hielprik. Een tweede hielprik wordt gedaan wanneer de uitslag van de eerste hielprik dubieus is. De herhaal hielprik wordt gedaan wanneer bij de eerste keer geen uitslag verkregen kon worden uit de hoeveelheid bloed.	R
adresserenBericht	Hielprik-opdrachtgever	Het adresseren van het verzoekbericht	R

Procesflow

Als een kind geboren wordt, dient binnen een aantal dagen de hielprikscreening uitgevoerd te worden. Er wordt een opdracht gegeven voor een hielprik nadat de GBA gegevens van het kind door de hielprik-coördinator verwerkt zijn of wanneer de geboortemelding van de verloskundige is ontvangen. De hielprik-uitvoerder ontvangt de opdracht en neemt de hielprik af. De hielprikset wordt naar het laboratorium gestuurd en het laboratorium stuurt de uitslag naar de hielprik-coördinator. Deze laatste stappen zijn in deze toepassing echter buiten scope, dit is weergegeven met een witte kleur in diagram GBX.JGZ.d2040. Er zijn diverse redenen waarom een hielprik herhaald moet worden afgenomen. De hielprikcoordinator controleert de uitslag en bepaald of er een herhaalde hielprik moet worden afgenomen:

• onvoldoende vulling van de hielprikset
• Er is te vroeg geprikt
• De eerste set is niet aangekomen bij laboratorium
• De uitslag van de hielprik is dubieus

Bijzondere situaties:

• Het kan zijn dat de hielprik eerder afgenomen wordt dan de GBA gegevens binnen zijn bij de screeningaanvrager. Dit kan het geval zijn als de hielprik afgenomen wordt door het ziekenhuis of door een kraamverzorger/verloskundige. De trigger is dan niet het GBA bericht of de geboortemelding. Als de resultaten binnen zijn bij de screeningaanvrager voor de GBA gegevens of geboortemelding binnen zijn wordt er dus geen (eerste) opdracht gegeven.
• Het kind verblijft in het ziekenhuis: In dit geval wordt er geen opdracht gegeven maar wordt de hielprik afgenomen door het ziekenhuis en stuurt het ziekenhuis de hielprikset ook naar het laboratorium. De uitslag wordt wel naar de hielprik-coordinator gestuurd.
• Geen toestemming voor hielprik: er wordt een lege hielprikset met aantekening naar het laboratorium gestuurd, en zij versturen het naar de hielprik-coördinator.
• De uitslag van de hielprikset is ‘afwijkend’: Het kind wordt doorverwezen naar de kinderarts.

Transactie Verzoek hielprik

Doel

Het sturen van een verzoek voor de hielprikscreening van Praeventis naar DDJGZ, zodat de JGZ de hielprikscreening kan gaan uitvoeren.

Actoren

• Hielprikopdrachtgever (Praeventis)
• Hielprikuitvoerder (DDJGZ)

Interacties

• Versturen hielprikverzoek
• Ontvangstbevestiging

De inhoud en technische realisatie van de berichten is te vinden via deze link onder Neonatale Hielprikscreening.

Usecase Versturen van opdrachtverstrekking eerste hielprik

Precondities:

• De JGZ-professional is ingelogd in het systeem en is geautoriseerd om de opdrachtverstrekking hielprik uit te wisselen, juiste authenticatie etc.
• Het kind/ouders hebben geen algemeen bezwaar tegen hielprikscreening
• Er is nog geen hielprikuitslag voor het betreffende kind (BSN) binnen gekomen bij Praeventis

Trigger:

• Geboortemelding van het kind van de GBA of verloskundige

Basic flow:

1. Praeventis maakt een verzamellijst (GBA en administratief geboortebericht verloskundigen) opdrachtverstrekking hielprik aan voor elke JGZ-organisatie
2. Praeventis maakt een opdrachtverstrekking hielprik bericht per JGZ-organisatie aan met behulp van deze verzamellijst.
3. Praeventis adresseert de berichten aan de juiste JGZ-organisaties
4. Praeventis verstuurt uiterlijk 8.30uur de berichten aan DD JGZ
5. DD JGZ ontvangt het bericht en verwerkt de verzamellijst in zijn systeem, zodat de JGZ-verantwoordelijke vanaf 8.30 uur de opdracht aan de juiste screeners kan geven.

Alternatieve flows:

• Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
  • Praeventis probeert het nog 3 keer binnen 1/2 uur.
  • Na 1/2 uur wordt er door het systeem een melding gestuurd naar de beheerder

Postcondities: De verzamellijst hielprikopdracht is ontvangen door de JGZ-organisatie

Usecase Opdrachtverstrekking tweede-/herhaalde hielprik

Precondities:

• De JGZ-professional is ingelogd in het systeem en is geautoriseerd om de opdrachtverstrekking hielprik uit te wisselen, juiste authenticatie

Trigger:

• RIVM/RCP ontvangt een bericht van het laboratorium dat bij een kind ‘onvoldoende vulling’ in de hielprikafname zat,dat er een ‘dubieuze’ uitslag bepaald is, er sprake is van bloedtransfusie of dat er te vroeg bloed is afgenomen.

Basic flow:

1. Een medisch adviseur maakt een herhaalde -of tweede opdrachtverstrekking aan in Praeventis en selecteert (afhankelijk van systeem) de juiste ontvangende JGZ organisatie en geeft toestemming om het te verzenden.
2. Praeventis maakt een opdrachtverstrekking hielprik bericht
3. Praeventis adresseert de opdrachtverstrekking aan de juiste JGZ- organisatie
4. Praeventis stuurt de opdrachtverstrekking naar betreffende DD JGZ
5. DD JGZ ontvangt het bericht en toont een duidelijke melding aan de JGZ-verantwoordelijke
6. De JGZ-verantwoordelijke kan gelijk op deze melding anticiperen en het bericht doorsturen naar de juiste screener.

Alternatieve flows:

• Het bericht komt niet aan, er komt een foutmelding terug, of het bericht kan niet verstuurd worden door een bepaalde oorzaak.
  • Praeventis probeert het nog ? keer binnen ? uur.
  • Na 1/2 uur wordt er door het systeem een melding gestuurd naar de beheerder

Postcondities

• De opdrachtverstrekking is ontvangen door de JGZ-organisatie en er is gelijk actie ondernomen om de hielprik opnieuw uit te voeren.

Algemene transacties

Transactie Adresseren berichten

Doel

Het adresseren van een bericht om te kunnen versturen naar het juiste adres

Actoren

• Verzender van bericht

Usecase Adresseren van het bericht ‘versturen partijnummers’

Precondities:

• Er is in het systeem een lokaal opgeslagen lijst van JGZ-organisaties en RIVM beschikbaar, die regelmatig geupdate wordt.

Trigger:

• Het bericht ‘versturen partijnummers’ is aangemaakt en moet verstuurd worden

Basic flow:

1. Het systeem selecteert alle JGZ-organisaties die vaccinaties uitvoeren (systeemrol vaccinatie-uitvoerend systeem) uit een lokaal opgeslagen lijst (op basis van systeemrol)
2. Het systeem maakt een bericht voor elke JGZ-organisatie en adresseert deze met het adres van het systeem

Alternatieve flow:

• Niet alle applicatie-ids staan niet in de lijst.
  • Probeer eerst de lijst te updaten (zie scenario het updaten van de adressenlijst), als nog niet alle applicatie-ids in de lijst staan contact opnemen met systeembeheerder. De systeembeheerder kan contact opnemen met de beheerder van de lijst.

Postconditie:

• Het bericht is geadresseerd aan de juiste organisaties

Usecase Adresseren van een pushbericht

Preconditie:

• Er is in het systeem een lokaal opgeslagen lijst van JGZ-organisaties en RIVM beschikbaar, die regelmatig geupdate wordt.

Trigger: Er is een pushbericht aangemaakt, dat verstuurd moet worden Basic flow:

1. De gebruiker selecteert de ontvanger uit een lijst met begrijpelijke organisatienamen
2. Het systeem zoekt het adres van het systeem van de organisatie op in een lokaal opgeslagen lijst. Als de JGZ-organisatie meerdere systemen heeft, dan wordt het systeem dat gekwalificeerd is voor het betreffende berichttype geselecteerd.
3. Het systeem adresseert het bericht met het adres van het systeem.

Alternatieve flow:

• Applicatie-id staat niet in de lijst.
  • Probeer eerst de lijst te updaten, als het applicatie-id er nog niet in staat contact opnemen met systeembeheerder. De systeembeheerder kan contact opnemen met de beheerder van de lijst.

Postconditie:

• Het bericht is geadresseerd aan de juiste organisaties