jgz:V6.12.8 JGZ-2 Registreren vaccinaties

Dit materiaal is onderdeel van Jeugdgezondheidszorg V6.12.8 Transacties. Compatible wijzigingen/nadere bewoordingen, tikfouten kunnen direct in de Wiki gewijzigd worden Open issues die discussie vergen s.v.p. in de commentaarsectie opnemen.

Transactie Registreren vaccinaties

Doel

Het op de juiste manier registreren van een vaccinatie in het DDJGZ

Actoren

• Vaccinatiezender (ddJGZ)

Usecase Het registreren van een individuele vaccinatie

Precondities:

• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie;

Trigger: Een kind komt bij de JGZ-professional om gevaccineerd te worden

Basic flow:

1. De JGZ-medewerker neemt de oproepkaart in
2. De JGZ medewerker geeft in het systeem het contactmoment aan waarvoor het kind komt;
3. Het DD JGZ geeft weer welke vaccinaties bij dat contactmoment horen;
4. Aan de hand van het contactmoment en vaccinatietype toont het DD JGZ het partijnummer en selecteert de JGZ-professional deze aan de hand van de ampul (selecteren uit een lijst of typen en het systeem vult aan. Het moet voor de gebruiker duidelijk zijn of het partijnummer bekend is en nog geldig is). Het is alleen mogelijk om een partijnummer te kiezen dat bij het type vaccinatie hoort;
5. De JGZ-professional vaccineert het kind;
6. De JGZ-professional geeft akkoord (afhankelijk van het systeem op welke manier), zodat de registratie een feit is en wordt klaargezet om naar Praeventis te sturen.

Alternatieve flows:

• Het DD JGZ geeft de vaccinatie niet weer doordat het een contactmoment buiten de reguliere contactmomenten om is.
  • In dat geval moet de JGZ-professional bij stap 1 zelf het vaccinatietype aangeven (systeemafhankelijk: selecteren uit lijst of typen).
• Het kind is nog niet bekend in het DD-JGZ omdat hij/zij bij een andere JGZ organisatie vandaan komt.
  • In dit geval wordt er een nieuw dossier van het kind aangemaakt.
  • Bij twijfel over de vaccinatiestatus wordt er na stap 2 een vaccinatiestatus/-advies opgevraagd bij praeventis (zie usecase 5)
• Bij stap 4 geeft DD JGZ aan dat de partijnummers niet actueel zijn omdat er die dag geen partijnummers zijn ontvangen.
  • In dat geval wordt een partijnummer van de dag ervoor gebruikt. Als er een vaccin gebruikt wordt dat de dag ervoor nog niet geldig was, dan wordt er voor (bijvoorbeeld) overig gekozen en wordt de partijnummer handmatig ingevoerd.
• Het partijnummer wordt niet herkend en er is geen melding dat de partijnummers niet actueel zijn.
  • Dan controleert de JGZ-professional of er een tikfout is gemaakt (bij selecteren is dit niet van toepassing). Als een tikfout is gemaakt dan wordt stap 1 herhaald.
  • Als er geen tikfout is gemaakt dan controleert de JGZ-professional of het partijnummer geldig is. Als dit niet het geval is wordt het vaccin vervangen door een vaccin met geldige datum. Daarna wordt stap 1 herhaald.
  • Er wordt verder gegaan met stap 5.
• Er is bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s)
  • Na het registreren van de type vaccinatie bij stap 4 wordt het bezwaar geregistreerd en de reden van het bezwaar (medisch of principieel).
  • Er wordt verder gegaan met stap 5.

Postcondities:

• Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ;
• De JGZ-professional geeft bewust akkoord om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.

Usecase Foutieve registratie opgemerkt voordat de vaccinatie is verstuurd

Precondities:

• Er is een vaccinatie geregistreerd en klaargezet om verstuurd te worden;
• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie.

Trigger:

• Een JGZ-professional bedenkt zich/merkt dat hij/zij iets fout heeft geregistreerd voordat de berichten zijn verzonden naar RIVM/RCP (voorbeelden van fouten: registratie is bij broertje gedaan, vaccinatie geregistreerd maar niet toegediend, foutief vaccin geregistreerd). Foutief toegediende vaccinaties horen hier niet bij, deze kunnen niet in DD JGZ gecorrigeerd worden (in dat geval: bel met RIVM/RCP, maak afspraken, registreer deze en volg op).

Basic flow:

1. De JGZ-professional/JGZ-medewerker verbetert de fout in het systeem (de manier waarop zal per systeem verschillen);
2. Het foutieve gegevens worden uit de verzending gehaald;
3. De JGZ-professional accordeert de registratie en het bericht wordt door het systeem weer klaargezet voor verzending.

Alternatieve flows: geen Postcondities: De foute registratie is verbeterd en er is een nieuw bericht gemaakt voor verzending. Praeventis ontvangt de juiste registraties.

Use case Groepsvaccinatie, registratie vooraf

Precondities:

• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens te versturen met de juiste authenticatie;
• Het kind/ouders hebben geen bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s);
• Er wordt gebruik gemaakt van oproepkaarten met barcode.

Trigger: Een kind komt bij een groepsvaccinatie om gevaccineerd te worden. Basic flow:

1. De JGZ-professional voert het vaccinatietype van die dag in het DD JGZ in;
2. DD JGZ programmeert het partijnummer en vaccinatiedatum voor aan de hand van het vaccinatietype;
3. De JGZ-medewerker neemt de oproepkaarten in en scant de BSN op de oproepkaarten;
4. DD JGZ koppelt de vaccinatiegegevens aan de BSNs van de oproepkaarten. (Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van of er een lijst met verwachte kinderen beschikbaar in het DD JGZ is of niet);
5. De JGZ-professional accordeert de gegevens (dit kan op verschillende manier, ok-knop, vinkje etc);
6. DD JGZ maakt de berichten klaar om verstuurd te worden;
7. Het kind wordt gevaccineerd;
8. Eventueel wordt een lijst van kinderen die zijn gevaccineerd uitgeprint om te vergelijken met de lijst ‘verwachte kinderen’.

Alternatieve flows:

• Er is geen oproepkaart (kwijt of vergeten).
  • Het BSN op de oproepkaart wordt niet gescand;
  • Afhankelijk van de situatie wordt in DD JGZ in de eigen gegevens gezocht naar de vaccinatiestatus. Als deze niet gevonden wordt, dan belt (of indien beschikbaar: digitaal opvragen vaccinatiestatus bij RIVM) JGZ met RIVM/RCP;
  • De gegevens worden handmatig ingevoerd in het DD JGZ en men gaat verder met stap 5.
• Kind is niet bekend bij de JGZ-organisatie (er is geen digitaal dossier beschikbaar van een kind uit een ander werkgebied).
  • De oproepkaart wordt ingevuld ingestuurd of als deze er niet is dan wordt de huidige ‘blauwe randkaart’ ingevuld naar RIVM gestuurd.
• Het kind wordt door omstandigheden niet gevaccineerd.
  • De gegevens van het kind worden genoteerd;
  • De betreffende gegevens van het kind met BSN wordt uit de berichten verwijderd;
  • Het wordt handmatig aangepast in het DD JGZ.

Postcondities:

• Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer en vaccinatiedatum is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ.
• De JGZ-professional heeft bewust akkoord gegeven om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.

Usecase Groepsvaccinatie, registratie achteraf

Precondities:

• De JGZ-professional is ingelogd in het DD JGZ en is geautoriseerd om de vaccinatiegegevens uit te wisselen met juiste authenticatie;
• Het kind/ouders hebben geen bezwaar tegen de betreffende vaccinatie(s).

Trigger: Een kind komt bij een groepsvaccinatie om gevaccineerd te worden Basic flow:

1. De vaccinaties worden toegediend en de oproepkaarten van de gevaccineerde kinderen verzameld;
2. De JGZ-professional voert het vaccinatietype van die dag in het DD JGZ in;
3. DD JGZ programmeert de partijnummer en vaccinatiedatum voor aan de hand van het vaccinatietype;
4. De JGZ-medewerker scant de BSN op de oproepkaarten;
5. DD JGZ koppelt de vaccinatiegegevens aan de BSNs van de oproepkaarten (dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van of er een lijst met verwachte kinderen beschikbaar is);
6. De JGZ-professional accordeert de gegevens (dit kan op verschillende manier, ok-knop, vinkje etc);
7. DD JGZ maakt de berichten klaar om verstuurd te worden.

Alternatieve flows:

• Er is geen oproepkaart (kwijt of vergeten).
  • Het BSN op de oproepkaart wordt niet gescand;
  • Afhankelijk van de situatie wordt in DD JGZ in de eigen gegevens gezocht naar de vaccinatiestatus. Als deze niet gevonden wordt, dan belt (of indien beschikbaar: digitaal opvragen vaccinatiestatus bij RIVM) JGZ met het RIVM;
  • De gegevens worden handmatig ingevoerd in het DD JGZ en men gaat verder met stap 5.

Postcondities:

• Het type vaccinatie en bijbehorende partijnummer en vaccinatiedatum is bij het juiste kind geregistreerd in het DD JGZ;
• De JGZ-professional heeft bewust akkoord gegeven om een bericht met de toegediende vaccinaties te versturen.