vpk:V4.0 Ontwerp eOverdracht

1 Inleiding

1.1 Algemeen

Deze pagina beschrijft het functioneel ontwerp voor de informatiestandaard eOverdracht v4.0. De eOverdracht is een set van patiëntgegevens gericht op de verpleegkundige overdracht en is van belang om de continuïteit en veiligheid van zorg te kunnen waarborgen. Het overdragen van patiëntgegevens betreft hier het overdragen van zorg door verpleegkundig specialisten, verpleegkundigen en verzorgenden in de keten tussen verschillende zorgaanbieders. De overdracht is een eindevaluatie van het zorgproces tot aan dat moment en met de overdracht worden de verantwoordelijkheden formeel overgedragen. Een goede overdracht voorkomt fouten en bespaart tijd. Het overdragen van patiënten is onderdeel van de dagelijkse verpleegkundige praktijk en vormt een belangrijke schakel om de zorg op een veilige manier te continueren. Patiënten hebben te maken met verschillende zorgaanbieders. Bij elke overplaatsing is het van belang dat de gegevens met de juiste kwaliteit, zonder registratielast, worden overgedragen. Daarom zijn afspraken gemaakt over welke gegevens van belang zijn bij de verpleegkundige overdracht en hoe deze gegevens moeten worden vastgelegd in het elektronisch dossier en vervolgens uitgewisseld in digitale vorm. De afspraken zijn vastgelegd in deze informatiestandaard. Via deze pagina worden de kaders en uitgangspunten evenals de totstandkoming met betrekking tot de eOverdracht nader toegelicht.

Het functioneel ontwerp beschrijft voor alle uitwisselscenario's (in dit document use cases genoemd) uit de informatiestandaard de transacties, transactiegroepen, de systemen, de systeemrollen en de bedrijfsrollen van zorgverleners of patiënten. Daarvoor worden de eisen gegeven voor het sturen of ontvangen van gegevens. In hoofdstuk 2 wordt verder ingegaan op wat een use case inhoudt. Per use case zijn de nadere details beschreven. Voor meer informatie over informatiestandaarden en hoe deze worden ontwikkeld, zie de Nictiz webpagina voor informatiestandaarden. Voor de verklaring van de begrippen die voorkomen in het functioneel ontwerp wordt verwezen naar het begrippenoverzicht op de Nictiz website.

1.2 Doelgroep

De doelgroep voor deze pagina bestaat uit:

• Productmanagers, architecten, ontwerpers en testers van XIS-leveranciers, regio-organisaties en Nictiz;
• Vertegenwoordigers van zorgverleners met name verpleegkundigen en verzorgenden.

1.3 Kaders en uitgangspunten

1.3.1 Richtlijn en proces

De V&VN richtlijn "Verpleegkundige verslaglegging en overdracht" (omvat alle zorginhoudelijke normen en afspraken t.a.v. de verpleegkundige overdracht. Deze richtlijn is momenteel in de commentaarfase.

Voor een methodologische beschrijving van de totstandkoming van de eOverdracht v3.x, zie Methode ontwikkeling eOverdracht.

1.3.2 Infrastructuur

De berichten beschreven in deze informatiestandaard kunnen over elke willekeurige infrastructuur worden getransporteerd. De specificatie van de infrastructuur en het berichttransport is buiten scope van deze informatiestandaard.

FHIR specificaties voor deze informatiestandaard zijn uitgewerkt in de FHIR Implementation Guide eOverdracht v4.0.

1.3.3 Wettelijke kaders

eOverdracht is een gegevensset met richtlijnen voor implementatie in FHIR. Overeenkomstig de lagen van interoperabiliteit zijn aanvullende afspraken nodig om in de praktijk te komen tot implementatie van een informatieoverdracht. Daarbij gelden altijd de wettelijke kaders als uitgangspunt. Overeenkomstig de eis uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zal een Data Privacy Impact Assessment (DPIA) voor iedere gegevensverwerking onderdeel moeten zijn van de implementatie. Op basis hiervan moet worden bepaald wat er in een bepaalde use case uitgewisseld kan en mag worden.

1.4 Kwalificatie

1.4.1 Kwalificatie introductie

Op basis van dit FO en de daarbij behorende dataset is een kwalificatiescript opgesteld. Het opstellen van kwalificatiescripts valt buiten de scope van dit FO. Voor meer informatie zie de websitepagina over Nictiz kwalificaties.

2 Use Cases

Een use case is een specifieke beschrijving van een praktijksituatie in de zorg waarbij voor een concrete situatie het uitwisselen van informatie wordt beschreven aan de hand van actoren (mensen, systemen) en transacties (welke informatie wordt wanneer uitgewisseld). Een use case is een verbijzondering van een specifiek onderdeel van het zorgproces. Een informatiestandaard kan bestaan uit één of meerdere use cases. Iedere use case koppelt met een scenario in ART-DECOR. Wanneer verschillende use cases gebruik maken van hetzelfde scenario kan een andere indeling gewenst zijn, bijvoorbeeld op basis van proces. In dit FO wordt elke use case geanalyseerd en uitgewerkt.

2.1 Algemeen

In de eOverdracht wordt een onderscheid gemaakt in drie doelgroepen:

• Overdracht voor kinderen van 0-1 jaar
• Overdracht voor kinderen van 1-18 jaar
• Overdracht voor volwassenen van 18 jaar en ouder

Het onderscheid tussen de drie doelgroepen betreft de selectie van zibs die op onderdelen verschillen per doelgroep. De opbouw van de onderdelen en secties komen zoveel mogelijk overeen.

De eOverdracht kan worden onderverdeeld in de use cases Verpleegkundige aanmelding en Verpleegkundige overdracht:

1. Verpleegkundige aanmelding: in deze fase wordt de patiënt door versturende organisatie aangemeld bij een volgende organisatie (=ontvangende organisatie). De ontvangende organisatie beoordeelt de zorgvraag en bevestigt de aanmelding of wijst deze af. Het aanmeldbericht betreft een subselectie van het overdrachtsbericht. De aanmelding is optioneel en met name relevant in die use cases waarbij vraag en aanbod op elkaar moet worden afgestemd, zoals bij overdracht van ziekenhuis naar VVT.
2. Verpleegkundige overdracht: in deze fase wordt de patiënt door de versturende organisatie overgedragen aan de ontvangende organisatie. Indien van toepassing is de aanmelding in dat geval bevestigd.

Voor een overzicht van de zibs die in de use cases worden uitgewisseld zie algemeen overzicht van de inhoudelijke opbouw. Voor een overzicht van de zibs die in de use case Verpleegkundige aanmelding worden uitgewisseld zie inhoudelijke opbouw van het aanmeldbericht.

2.1.1 Bedrijfsrollen

Bedrijfsrol (actor)	Beschrijving bedrijfsrol
versturende zorgorganisatie	de verpleegkundige/verzorgende van zorgorganisatie die de cliënt/patiënt overdracht naar een andere zorgorganisatie
ontvangende zorgorganisatie	de verpleegkundige/verzorgende van de zorgorganisatie die de overdracht van de cliënt/patiënt ontvangt

Voor de eOverdracht worden gegevens uitgewisseld tussen organisaties. Dit kan tussen organisaties die behoren tot een andere sector of organisaties die behoren tot dezelfde sector. Daarbij kan elke zorgorganisatie binnen de sector zowel de rol van ontvangende als sturende organisatie vervullen.

Soort organisaties:

• Ziekenhuis
• Wijkverpleging
• Verpleeghuis
• Revalidatie
• Verstandelijk gehandicapten zorg
• Lichamelijk gehandicapten zorg
• Geestelijke gezondheidszorg
• Dagbesteding
• Hospice
• JGZ
• Justitiële inrichting

2.2 Use Case 1 - Verpleegkundige aanmelding

2.2.1 Doel en relevantie

Het doel van de Aanmelding is het vaststellen of de over te dragen cliënt of patiënt kan worden geplaatst bij de ontvangende organisatie op basis van een korte samenvatting van de zorgbehoefte.

2.2.2 Proces en Context (pre- en postproces)

2.2.2.1 Preproces

Er is vastgesteld of er toestemming is voor het delen van persoonsgegevens van de aan te melden patiënt of cliënt met de ontvangende organisaties. Indien er geen toestemming is voor het delen van persoonsgegevens biedt het aanmeldbericht de mogelijkheid om het aanmeldbericht geanonimiseerd beschikbaar te stellen. Hierin wordt alleen de postcode gevuld om te kunnen bepalen welk team zorg kan leveren.

2.2.2.2 Proces

• Verpleegkundige/verzorgende overlegt met patiënt (en/of diens naasten) t.a.v. welke zorgorganisatie zij vervolgzorg wil ontvangen.
• Verpleegkundige/verzorgende vraagt toestemming aan patiënt (en/of diens wettelijke vertegenwoordiger) om persoonsgegevens te delen met ontvangende organisatie met de vraag of zij vervolgzorg kunnen leveren.
• De (transfer) verpleegkundige van versturende organisatie zorgt dat er een aanmeldbericht klaar staat t.b.v. verzoek of zij zorg kunnen leveren aan ontvangende organisatie op een x-moment.
• Het XIS van versturende organisatie verstuurt aanmeldbericht naar het XIS van de ontvangende organisatie.
• Het is mogelijk om tegelijkertijd aan meerdere organisaties een aanmeldbericht te versturen.
• Verpleegkundige van de ontvangende organisatie (s) beoordeelt op basis van het aanmeldbericht en de beschikbare capaciteit binnen de organisatie of de zorg kan worden geleverd op het gevraagde moment.
• Via XIS wordt een antwoordbericht verstuurd:
  • Ontvanger is akkoord met de aanmelding
  • Ontvanger stelt alternatieve datum voor
  • Ontvanger is niet akkoord met de aanmelding
• Het antwoordbericht van de ontvangend partij bepaalt de volgende stap in de aanmelding:
  • Als de ontvangende organisatie niet akkoord gaat (dus geen zorg kan leveren) begint het proces van aanmelding opnieuw met het verzoek tot vervolgzorg aan een andere organisatie.
  • Als de ontvangende organisatie een alternatieve datum voorstelt, zal de versturende organisatie moeten bepalen of dit akkoord is. Zo ja, dan kan de overdracht plaatsvinden op alternatieve datum. Zo nee, dan begint het proces van aanmelding opnieuw
  • Als de ontvangende organisatie akkoord gaat, maar de versturende organisatie beslist om patiënt aan een andere situatie over te dragen.
• Als de ontvangende organisatie akkoord is met aanmelding kan de volgende stap in het overdrachtsproces van start gaan: het overdrachtsproces. In XIS is de volgende melding beschikbaar:
  • Versturende organisatie bevestigt dat deze akkoord is met overdracht
• Indien er na goedkeuring van de aanmelding door de ontvangende organisatie een verandering optreedt in de situatie van de patiënt waardoor de zorgvraag verandert kan zowel de versturende als de ontvangende organisatie de aanmelding annuleren. In het XIS wordt een update verstuurd:
  • Verstuurder of ontvanger heeft de aanmelding geannuleerd

2.2.2.3 Postproces

De versturende en ontvangende zorgorganisaties hebben overeenstemming bereikt over het al dan niet overdragen van de patiënt of cliënt.

2.2.3 Bedrijfsrollen en UML activity diagram

De bedrijfsrollen voor deze use case zijn beschreven in Bedrijfrollen.

Onderstaande afbeelding toont de verschillende activiteiten uit de procesbeschrijving die door de bedrijfsrollen worden uitgevoerd.

2.2.4 Informatieoverdracht

2.2.4.1 Systemen & Systeemrollen

Zowel de versturende als de ontevangende zorgorganisatie maken ieder gebruik van een XIS. Deze systemen kennen ieder verschillende systeemrollen, die het uitwisselen van gegevens tussen deze systemen mogelijk maken.

Systeem	Naam systeemrol	Systeemrolcode	Omschrijving
XIS Versturende zorgorganisatie	Aanmeldbericht sturend systeem	VPK-VAS-FHIR	Sturen van verpleegkundig aanmeldbericht
XIS Ontvangende zorgorganisatie	Aanmeldbericht ontvangend systeem	VPK-VAO-FHIR	Ontvangen van verpleegkundig aanmeldbericht

Zie ook onderstaande afbeelding.

2.2.4.2 Transacties & Transactiegroepen

Het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende systeemrollen gebeurt op basis van transacties, een verzameling van transacties (bijvoorbeeld een vraag- en antwoordbericht) vormt een zogeheten transactiegroep. Onderstaande tabel biedt een overzicht voor deze use case.

Transactiegroep	Transactie	Systeemrolcode	Bedrijfsrol
Aanmeldbericht	Sturen verpleegkundig aanmeldbericht	VPK-VAS-FHIR	Versturende zorgorganisatie
	Ontvangen verpleegkundig aanmeldbericht	VPK-VAO-FHIR	Ontvangende zorgorganisatie
Antwoordbericht aanmelding	Sturen antwoordbericht	VPK-VAO-FHIR	Ontvangende zorgorganisatie
	Ontvangen antwoordbericht	VPK-VAS-FHIR	Sturende zorgorganisatie
Bevestiging of annulering aanmelding	Sturen bevestiging of annulering verpleegkundige aanmelding	VPK-VAS-FHIR	Sturende zorgorganisatie
	Ontvangen bevestiging of annulering verpleegkundige aanmelding	VPK-VAO-FHIR	Ontvangende zorgorganisatie

2.2.4.3 Samenhang bedrijfsrollen, activiteiten, transacties, systeemrollen en transactiegroepen

Onderstaande afbeelding toont de samenhang tussen de bedrijfsrollen, bedrijfsprocessen, systeemrollen transacties en transactiegroepen voor use case 1: Verpleegkundige aanmelding.

2.3 Use Case 2 - Verpleegkundige overdracht

2.3.1 Doel en relevantie

Het doel van de Verpleegkundige overdracht is het versturen van een set van patiëntgegevens gericht op de verpleegkundige overdracht, om de continuïteit en veiligheid van zorg te kunnen waarborgen.

2.3.2 Proces en Context (pre- en postproces)

2.3.2.1 Preproces

Er is toestemming voor het delen van persoonsgegevens van de over te dragen cliënt of patiënt met de ontvangende zorgorganisatie. Sturende en ontvangende zorgorganisatie zijn overeengekomen dat de patiënt kan worden overgedragen op de datum overplaatsing.

2.3.2.2 Proces

Bij de overdracht is het bij de versturende organisatie bekend welke organisatie de zorg overneemt na ontslag/ beëindigen zorg door de versturende organisatie. Dit kan bevestigd zijn in de aanmeldfase van de eOverdracht, indien van toepassing. Een andere mogelijkheid is dat de patiënt na consult van een arts een afspraak heeft om op een x-moment te worden opgenomen in een ziekenhuis of indien de behandelend arts met een andere behandelaar afspreekt om de patiënt over te dragen aan een andere organisatie. Processtappen:

• Verpleegkundige/verzorgende zorgt dat de alle relevante gegevens (waaronder het zorgplan) up to date zijn bijgewerkt in het XIS voor ontslag.
• In XIS wordt op basis van de beschikbare gegevens het overdrachtsbericht gevuld. Niet alle secties zijn verplicht om in te vullen, op basis van de actuele patiëntproblemen maakt de verpleegkundige/verzorgende een inschatting welke gegevens relevant zijn om over te dragen. Als er aanvullende documenten zijn (bijv. uitvoerverzoek) kan dit meegestuurd worden in het overdrachtsbericht.
• De (transfer) verpleegkundige/verzorgende van versturende organisatie controleert het overdrachtsbericht en, indien compleet, zorgt dat het bericht klaar staat voor ophalen.
• Het XIS van versturende organisatie verstuurt een notificatie, zodat XIS van de ontvangende organisatie het overdrachtsbericht kan ophalen.
• Verpleegkundige/verzorgende van de ontvangende organisatie ontvangt een melding dat het overdrachtsbericht klaar staat.
• Het XIS van ontvangende organisatie haalt de gegevens van het overdrachtsbericht op en toont deze in het XIS. Het XIS van de versturende ontvanger ontvangt de volgende melding:
• Ontvanger heeft het overdrachtsbericht ontvangen
• De verpleegkundige/verzorgende van de ontvangende organisatie beoordeelt de gegevens en bepaalt hoe de gegevens worden opgeslagen, c.q. hergebruikt in het XIS.
• Op basis van de gegevens uit de overdracht en de intake van de patiënt wordt de zorg gecontinueerd.

2.3.2.3 Postproces

De ontvangende zorgorganisatie heeft het overdrachtsbericht ontvangen.

2.3.3 Bedrijfsrollen en UML activity diagram

De bedrijfsrollen voor deze use case zijn beschreven in Bedrijfrollen.

Onderstaande afbeelding toont de verschillende activiteiten uit de procesbeschrijving die door de bedrijfsrollen worden uitgevoerd.

2.3.4 Informatieoverdracht

2.3.4.1 Systemen & Systeemrollen

Zowel de versturende als de ontevangende zorgorganisatie maken ieder gebruik van een XIS. Deze systemen kennen ieder een systeemrol, die het uitwisselen van gegevens tussen deze systemen mogelijk maakt.

Systeem	Naam systeemrol	Systeemrolcode	Omschrijving
XIS Versturende zorgorganisatie	Overdrachtsbericht sturend systeem	VPK-VOS-FHIR	Sturen van verpleegkundig overdrachtsbericht
XIS Ontvangende zorgorganisatie	Overdrachtsbericht ontvangend systeem	VPK-VOO-FHIR	Ontvangen van verpleegkundig overdrachtsbericht

Zie ook onderstaande afbeelding.

2.3.4.2 Transacties & Transactiegroepen

Het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende systeemrollen gebeurt op basis van transacties, een verzameling van transacties (bijvoorbeeld een vraag- en antwoordbericht) vormt een zogeheten transactiegroep. Onderstaande tabel biedt een overzicht voor deze use case.

Transactiegroep	Transactie	Systeemrolcode	Bedrijfsrol
Overdrachtsbericht	Sturen verpleegkundig overdrachtsbericht	VPK-VOS-FHIR	Versturende zorgorganisatie
	Ontvangen verpleegkundig aanmeldbericht	VPK-VOO-FHIR	Ontvangende zorgorganisatie

2.3.4.3 Samenhang bedrijfsrollen, activiteiten, transacties, systeemrollen en transactiegroepen

Onderstaande afbeelding toont de samenhang tussen de bedrijfsrollen, bedrijfsprocessen, systeemrollen transacties en transactiegroepen voor use case 2: Verpleegkundige Overdracht.

3 Referenties

Nr	Auteur(s)	Titel	Datum
1	V&VN Kinderverpleegkunde, Stichting Pal, Stichting KinderThuisZorg, Stichting Kind en Ziekenhuis	Ernstig zieke kinderen hebben recht op gezonde zorg: Op weg naar participatie in de samenleving.	2013
2	Programmateam Registratie aan de bron	Architectuurdocument volume 1: De grondbeginselen van zorginformatiebouwstenen en hoe ze gebruikt kunnen worden	2016
3	Smeele F	Beheer afspraken Zorginformatiebouwstenen (zib's)	2017
4	Vreeke E, Klein Wolterink G	Zorg voor kinderen in beeld Vooronderzoek kinddimensie.	2015
5		Het Medische Kindzorgsysteem[	2015

4 Paginahistorie

Versie	Datum	Omschrijving
0.1	4-2-2021	Versie 0.1: concept